Lors de deux journées complètes, le comité exécutif basé à Colombes, dans les Hauts de Seine, dévoilait la stratégie de la marque et présentait les services et produits phares de l’année à venir. Moment fort pour toute l’entreprise, cette réunion a donné l’occasion aux cadres exécutifs d’échanger directement par vidéo avec leurs équipes commerciales et de les motiver à relever de nouveaux défis.

Un challenge : proposer des sessions de vidéoconférence dans le monde entier, à des fuseaux horaires différents et faire participer un plus grand nombre d’employés

Même si des solutions de vidéoconférence étaient déjà utilisées depuis une dizaine d’années, le Sales Kick Off meeting d’Alcatel-­‐Lucent Enterprise était généralement organisé par chaque région, en face à face, pour un nombre restreint de commerciaux. La technologie de LifeSize a permis à Alcatel-­‐Lucent Enterprise de toucher un plus grand nombre d’employés en leur offrant la possibilité d’assister à la réunion mais aussi en améliorant la productivité de cette rencontre annuelle.

En octobre 2012, Alcatel Lucent Enterprise mettait en place avec LifeSize sa toute première plateforme virtualisée de vidéoconférence à grande échelle « dans le souci d’innover, utiliser ses propres technologies et permettre à un plus grand nombre de personnes de participer », explique Marty Huisman, event project manager pour Alcatel Lucent Enterprise, aux commandes de ce projet. « Nous avons fait un gros travail de sensibilisation auprès de nos cadres exécutifs pour les convaincre d’utiliser ce système et pour démontrer les bénéfices d’une telle installation, non seulement pour cette réunion mais également dans le cadre de nos échanges avec nos partenaires et nos clients. »

Outre les bénéfices évidents en termes d’interactions et le nombre de participants, le projet a également permis de réduire significativement les coûts des déplacements, et de gagner en temps et donc en productivité. De plus, cela évitait aux équipes de subir la fatigue inhérente aux déplacements professionnels. Cette décision a également été renforcée par la possibilité de réorganiser ce type d’évènements avec par exemple des clients et partenaires contraints à des restrictions budgétaires.

Une solution pour des vidéos en live et en streaming, partout dans le monde

Avec l’aide de LifeSize, Alcatel Lucent Enterprise a décidé de mettre en place une plateforme de vidéoconférence virtualisée Connect. Cette solution hybride permet, via Video Center sur la plateforme de partage Connect, de proposer des sessions vidéo en live et en streaming.

La visioconférence de LifeSize est déjà utilisée au sein du groupe Alcatel  Lucent depuis un peu moins de trois ans. La solution complète de LifeSize (équipement de vidéoconférence, écran vidéo et installation si besoin) équipe en effet 90 salles du monde entier. Le déploiement s’est effectué dans le cadre du Global Deployment Program de LifeSize qui lui permet de déployer son offre partout dans le monde.

Grâce à la mise en place de cette nouvelle technologie, une centaine d’utilisations simultanées sont possibles et l’enregistrement et le streaming vidéo permettent de diffuser plus largement des sessions de vidéo.

Chaque site a construit son propre programme en utilisant tous les composants à sa disposition sur place.

Les résultats : un premier projet réussi et moteur au sein de l’entreprise

Entre 1 200 et 1 300 personnes ont participé aux différentes sessions de vidéoconférence organisées au niveau mondial et régional entre les cadres exécutifs, équipes commerciales et marketing, chefs de produits et équipes services.

L’équipe de direction basée à Colombes a pu échanger avec environ 125 personnes aux Etats-­‐Unis. Chaque leader de région a pu également s’adresser à ses équipes au niveau régional. A Stuttgart par exemple, un véritable show télévisé a été mis en place grâce à la haute définition, en live et sur 15 sites.

Au delà des bénéfices directs, cette première expérience a déclenché plusieurs idées de développement de la vidéoconférence au sein d’Alcatel-­‐Lucent Enterprise. La plateforme virtualisée de vidéoconférence bénéficie à un grand nombre d’équipes, notamment en région. Ce projet s’est véritablement inscrit dans une démarche d’utilisation de la visioconférence sur le long terme.